Kdy a s čím vám pomůže personální agentura?

Personální agentura je první volbou při outsourcingu náboru zaměstnanců. Poradíme vám, jak naplánovat výběrové řízení na personální agenturu, abyste získali partnera na dlouhodobou spolupráci. 

Ukážeme si hlavní důvody, proč zvolit outsourcing mezd a oblasti bezpečnosti.  

Personální outsourcing

V úvodu si pojďme říci, co je to outsourcing a konkrétně personální outsourcing. Outsourcing je anglický výraz pro předání agendy na externího partnera, který za svěřenou oblast převezme plnou zodpovědnost. 

Kdy je vhodné využít outsourcing

Nejčastěji společnosti využívají možnost outsourcingu v případě, že nemají vlastní zdroje na zajištění dané agendy. Dále v případě, že by investice do zajištění správného chodu agendy vyžadovala vysoké vstupní a následné náklady. 

Outsourcing části agendy vaší společnosti vám umožní se soustředit na jiné oblasti. Výrazná je časová úspora, výhodou je i schopnost udržet v dané oblasti krok s konkurencí, mít outsourcovanou oblast stále aktuální a pod dohledem profesionálů, kteří za svou práci ručí a pomohou vám například i s jednáním s úřady.  

Nevýhodou personálního outsourcingu jsou náklady a limitovaná možnost kontroly dané oblasti (primárně z důvodu, že ve vaší společnosti nebudou profesionálové, kteří by kontrolu mohli provést). 

Co vše můžete outsourcovat

Outsourcovat můžete téměř všechny části personální agendy. Záleží vždy na velikosti vaší společnosti, konkrétních potřebách a nákladové analýze, zda se vyplatí danou část agendy outsourcovat nebo pokrýt interními zdroji. 

Jsou oblasti, kde je interní zaměstnanec nenahraditelný, a to s ohledem na interní a detailní znalost společnosti, znalosti interních postupů a navázaných kontaktů v rámci společnosti. U pozic jako je interní trenér, HR Business Partner a další je vhodné zvážit i jiné než jen nákladové hledisko, než se rozhodnete pro outsourcing.  

Společnosti personální outsourcing využívají nejčastěji pro tyto oblasti: 

• Tvorba HR dokumentů;  
• Nábor zaměstnanců; 
• Odměňování a motivační systémy; 
• Hodnocení zaměstnanců; 
• Mzdové účetnictví; 
• Koučink zaměstnanců; 
• Bezpečnost a ochrana zdraví při práci (BOZP).  

 Detailněji se podíváme na nejčastější případy. 

Tvorba HR dokumentů

Pro přípravu a aktualizaci HR dokumentů, ať již pracovně-právních dokumentů nebo interních směrnic, si můžete najmout partnera, který vám dokumenty vytvoří, přizpůsobí vašim potřebám a bude je pravidelně aktualizovat. Nemusíte tedy na nic myslet, najatá společnost bude dění sledovat za vás a o novinkách a změnách vás bude informovat.

Výhodou je jistě rychlost dodání, správnost a aktuálnost dokumentů. 

Nevýhodou jsou jako ve všech případech outsourcingu náklady a hlavně čas strávený nad nalezením vhodného obchodního partnera, který má požadovanou znalost, reference a získá si vaši důvěru. 

Nábor zaměstnanců

Personální agentura je první volbou, když se rozhodnete outsourcovat oblast náboru zaměstnanců. Na českém trhu působí nepřeberné množství personálních agentur, není snadné zvolit obchodního partnera, kterému nábor svěříte. Je vhodné mít minimálně dvě personální agentury a oběma říci, že nejsou vaším výhradním dodavatelem, že máte ještě jednu agenturu (nebo více). Personální agentura se bude více snažit naplnit vaše očekávání a současně pro vás bude snazší vyjednávat o finančních podmínkách spolupráce. 

Za jakých podmínek pracují personální agentury

Headhunteři, které si můžete najmout na nábor zaměstnanců do manažerských nebo vysoce specializovaných pozic, si při úspěchu fakturují od dvou do tří nástupních mezd vybraného kandidáta a minimálně po dobu zkušební doby kandidáta by za něj měli držet garanci. Tedy, pokud bude pracovní poměr ve zkušební době zrušený, zdarma najdou náhradu nebo vrátí získanou odměnu. 

Personálních agentur pro nábor dělnických, kancelářských pozic jsou v České republice téměř dva tisíce. Najít vhodnou personální agenturu je běh na dlouhou trať, vypíšete výběrové řízení, agentury vám slíbí i nemožné, na osobním setkání nemožné potvrdí, domluvíte se na odměně a začnete spolupracovat, ale… agentura nemá databázi uchazečů, na vaši společnost přidělila jen jednoho pracovníka a tak dále a tak dále. Poznáváte se v této situaci? Tak jak na to, jak najít agenturu, se kterou budete chtít spolupracovat, a vaši kolegové z financí se nezblázní při placení faktur? 

Jak na výběr personální agentury

Vypište výběrové řízení. Je vhodné dát podmínkou zkušenost s náborem obdobných pozic a tyto reference nechť personální agentura doloží. Požádejte o čísla, průměrný počet obsazených pozic na jednoho pracovníka personální agentury, průměrná délka k obsazení pozice od zadání. Personální agentura by měla mít databázi aktivních kandidátů, tedy databázi, se kterou pracuje a udržuje kontakty na kandidáty. 

Personální agentura by měla držet garanci za kandidáta, kterého vám doporučí a vy jej přijmete. Minimálně po zkušební dobu. Pokud dojde ke zrušení pracovního poměru, personální agentura vám zdarma dodá kandidáta nového do stanovené doby, nebo vrátí vyplacenou odměnu. 

Odměna pro personální agenturu na “klasické” pozice je okolo dvou mezd vybraného kandidáta. Odměna je jiná, pokud se jedná o masivní nábory, kdy potřebujete najmout desítky nových kolegů. 

Při osobním jednání požadujte dodání referencí a tyto si ověřte.  

Mzdové účetnictví 

Outsourcing mezd je velmi častý. Je nákladné mít ve společnosti vlastní mzdový systém, udržovat ho aktualizovaný a mít svou interní mzdovou účetní. A to mzdovou účetní, která bude mít na starosti mzdový systém, bude sledovat změny v legislativě, bude vás o změnách informovat, bude připravovat všechny dokumenty pro nastupující a vystupující zaměstnance, zajistí informování příslušných úřadů, na začátku roku připraví roční zúčtování daně pro všechny zaměstnance a mnoho dalšího, co mzdová agenda zahrnuje. Potřebujete mzdové účetní alespoň dvě, pro případ, kdyby jedna onemocněla a také občas musí na dovolenou. 

Outsourcing mezd vám umožní na partnerskou společnost předat agendu spojenou se zaměstnáváním zaměstnanců, od přihlášek, výpočtu a výplaty mzdy, srážky, exekuce, výplatních pásek, výstupní dokumentaci a vše, co je s životem zaměstnance ve společnosti spojené. 

Bezpečnost a ochrana zdraví při práci (BOZP)

Ze stejného důvodu jako outsourcujete mzdy, je vhodné outsourcovat oblast BOZP. Bezpečnost práce je nejdůležitější, proto je vhodné, aby se o ni starali opravdoví odborníci, kteří drží krok s neustále se měnící legislativou.

Trendy v oblasti outsourcingu

Z celosvětových výzkumů napříč různými odvětvími vyplývá, že firmy nejčastější outsourcují služby v oblasti: 

• IT, od vývoje až po technickou podporu na telefonu či fyzickou podporu na pracovišti. V posledních měsících se značně rozvíjí oblast implementace a outsourcingu AI do procesů. Další rozmach vidíme v oblasti cloudových počítačových služeb, díky kterým mohou společnosti snadno outsourcovat správu IT infrastruktury, ukládání dat a funkce vývoje softwaru; 
• BOZP, aby zaměstnavatelé dostáli všem legislativním požadavkům a nemarnili čas s administrativou; 
• Náboru zaměstnanců, kterému jsme níže věnovali jednu kapitolu. 

Outsorcing - výhody a nevýhody

Znalost výhod outsourcingu vám pomůže rozhodnout, zda je to něco, co by mohlo fungovat ve vaší společnosti fungovat. Pojďme si ukázat klíčové výhody outsourcingu: 

1. Hlavní a nespornou výhodou je skutečnost, že nemusíte najímat specialistu pro outsourcovanou oblast;
2. Můžete se plně soustředit na své podnikání a administrativu necháte na dodavateli; 
3. Dosáhnete na technologie, které by pro vs byly finančně nedostupné;
4. Splníte své legislativní požadavky. 

Abyste měli vyváženou informaci, zde je pohled i na nevýhody outsourcingu: 

1. Předáte kontrolu nad outsourcovanou oblastí třetí straně; 
2. Kvalita a včasnost dodaných služeb nemusí být na očekávané úrovni; 
3. Pokud nemáte správně zajištěnou důvěrnost informací, může dojít k úniku citlivých informací; 
4. Outcourcingové firmy pro vás zřídka udělají byť jen drobnost nad rámec podepsané smlouvy.

Tyto nevýhody můžete částečně odstranit tím, že si na outsourcovanou oblast najdeme dodavatele dva. Tito dodavatelé o sobě budou vědět, budou vědět, že jejich práci pozoruje a hodnotí jejich konkurent a budete mít i lepší vyjednávací podmínky pro finanční stránku poskytovaných služeb.

Aktualizováno 9. dubna 2024